Als je beroepsmatig op de weg zit, zoals in het beroepsvervoer voor goederen of personen, dan moet je bijhouden hoeveel zakelijke kilometers je rijdt. Maar dat doe je ook als je naar klanten rijdt, bijvoorbeeld om hun cv-ketel te repareren, een keuken te installeren of een tuin aan te leggen. Want de kosten voor die zakelijke kilometers zijn aftrekbaar. Je moet dan wel kunnen aantonen dat die gereden kilometers daadwerkelijk zakelijk waren. De Belastingdienst kan hier op elk moment een controle voor uitvoeren. Dan moet je gegevens van meestal 5 jaar geschiedenis kunnen overleggen.
Digitale kilometerregistratie
Vroeger, voordat de systemen van Accredis op de markt kwamen, moest de kilometerregistratie handmatig worden gedaan. Na elke rit moest worden genoteerd hoeveel kilometer er was gereden aan de hand van de kilometerstand van je auto van de zaak. Die informatie moest je doorgeven aan het personeel op kantoor, of als je zzp’er was zelf in een Excel bestand zetten. Nu hoeft dat niet meer. Aan de hand van het GPS systeem in het registratiekastje kun je precies zien waar je vandaag bent geweest en hoeveel kilometer je hebt gereden. Je hoeft bij deze informatie, die direct in je boekhouding kan worden geïmporteerd, alleen nog maar aan te geven waar de rit voor was.
Sneller factureren
Als je de gegevens uit een digitale kilometerregistratie via GPS kunt halen dan kun je ook een stuk makkelijker je facturen maken als je daar ook de reiskosten in verwerkt. De gegevens zijn direct beschikbaar zodat je ze foutloos kunt invoeren voor de factuur. De facturen met gedeclareerde reiskosten kloppen op die manier ook altijd met je kilometerregistratie. Kilometers die niet worden gedeclareerd, zoals voor een tankbeurt, bezoek aan een garage of incidenteel geoorloofd privégebruik van de auto worden op die manier ook meteen duidelijk en kunnen op de juiste manier worden geboekt.
Big Brother
Het kan zijn dat personeel het lastig vindt dat er een GPS systeem in de auto van de zaak zit die precies bijhoudt waar en wanneer er is gereden. Maar de auto van de zaak is nu eenmaal voor de zaak. Als je er privé mee wilt rijden dan moet je dat gewoon even bespreken. Veel werkgevers vinden het niet erg als de bus van de zaak een keer wordt gebruikt om een bankstel op te halen voor iemand die geen eigen vervoer heeft of om te helpen bij de voetbalclub van de kinderen. Maar je zal het netjes vooraf moeten melden. Soms vraagt een werkgever hier een kilometervergoeding voor, maar dat komt ook net zo vaak niet voor als wel. Als je in een auto van de zaak rijdt die je niet privé mag gebruiken dan weet je waar je aan toe bent en aan welke regels je je moet houden. Dit geldt natuurlijk ook als je eigen baas bent en een leaseauto rijdt die uitsluitend is bedoeld voor zakelijk gebruik.
