Een boekhouder verwerkt en bewaakt de financiële administratie van een bedrijf of particulier. Concreet betekent dat: facturen maken, inkomsten en uitgaven bijhouden, bonnetjes verwerken en de belastingaangifte voorbereiden. Het is het dagelijkse financiële werk dat ervoor zorgt dat de cijfers van jouw onderneming kloppen en up-to-date zijn.
Veel ondernemers vragen zich af of een boekhouder hetzelfde is als een accountant. Dat is het niet. Een boekhouder houdt de administratie bij; een accountant controleert en keurt die administratie goed. Voor de meeste kleine ondernemers en zzp’ers is een boekhouder dan ook precies genoeg.
De vaste taken van een boekhouder
Een boekhouder neemt het dagelijkse cijferwerk uit handen. De meest voorkomende taken zijn:
- Facturen opstellen en versturen naar klanten
- Inkomende facturen verwerken en betaalbaar stellen
- Inkomsten en uitgaven bijhouden in de boekhoudsoftware
- Bonnetjes en kassabonnen verwerken
- Bankafschriften controleren en koppelen aan transacties
- Offertes opstellen of controleren
- Btw-aangifte voorbereiden en indienen
- Loonadministratie bijhouden (bij bedrijven met personeel)
- Jaarrekening samenstellen
Niet elke boekhouder doet al deze taken. Sommigen richten zich puur op de dagelijkse verwerking, anderen nemen ook de btw-aangifte en jaarrekening voor hun rekening. Het is verstandig om vooraf duidelijk af te spreken wat wel en niet in het takenpakket valt.
Wat een boekhouder voor een zzp’er doet
Als zzp’er heb je te maken met kwartaalaangifte voor de btw, de jaarlijkse inkomstenbelasting en het bijhouden van je urenregistratie (als je de zelfstandigenaftrek wilt toepassen). Een boekhouder helpt je precies hiermee. Hij of zij verwerkt je inkomsten en kosten doorlopend, zodat je aan het einde van het kwartaal niet met een stapel bonnetjes hoeft te zitten.
Veel zzp’ers werken met boekhoudsoftware zoals Moneybird, Exact of Twinfield. Een goede boekhouder werkt samen met jou in zo’n pakket: jij laadt de bonnetjes en facturen in, de boekhouder controleert en verwerkt ze. Dat scheelt tijd en houdt de administratie overzichtelijk.
Wat een boekhouder voor een mkb-bedrijf doet
Voor een bedrijf met personeel gaat het takenpakket verder. Dan komt de salarisadministratie erbij: salarissen berekenen, loonstroken aanmaken en afdrachten aan de Belastingdienst regelen. Ook de debiteurenadministratie, dus bewaken of klanten op tijd betalen, valt vaak onder de taken van een boekhouder.
Een boekhouder voor een mkb-bedrijf werkt vaak op maandbasis en levert aan het einde van het jaar een complete jaarrekening aan. Die jaarrekening is de basis voor de aangifte vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting, en soms verplicht bij de Kamer van Koophandel.
Wat een boekhouder niet doet
Een boekhouder geeft doorgaans geen uitgebreid financieel advies over de strategie van je bedrijf, zoals hoe je kunt groeien of welke investering het meeste oplevert. Dat is meer het terrein van een financieel adviseur of een accountant met adviestaak. Ook het controleren en certificeren van een jaarrekening mag alleen een registeraccountant (RA) doen. Als jouw bedrijf wettelijk verplicht is om de jaarrekening te laten controleren, heb je naast een boekhouder ook een accountant nodig.
Wanneer heb je een boekhouder nodig?
Zodra je een eigen onderneming start, is het slim om de administratie goed in te richten. Veel startende ondernemers beginnen zelf, maar lopen al snel tegen de complexiteit van btw-aangifte en kostenaftrek aan. Een boekhouder inschakelen loont al vanaf het moment dat je merkt dat de administratie tijd kost die je liever aan je werk besteedt, of dat je twijfelt of je alles wel correct doet.
Een vuistregel: als je als zzp’er meer dan vijf tot tien facturen per maand verwerkt, of als je personeel hebt, betaalt een boekhouder zichzelf terug door fouten te voorkomen en belastingvoordelen te benutten die je zelf over het hoofd zou zien.
Een boekhouder neemt dus de financiële administratie volledig uit handen, van het verwerken van de eerste bon tot het indienen van de aangifte. Of je nu zzp’er bent of een klein bedrijf runt, een boekhouder zorgt dat je administratie klopt en dat je niet voor verrassingen komt te staan bij de Belastingdienst.
