Bij een payrollconstructie voer je je werk uit bij een opdrachtgever, maar staat het arbeidscontract op naam van een payrollbedrijf. Dat payrollbedrijf regelt alles rondom het werkgeverschap: de salarisadministratie, de afdracht van belasting en sociale premies, en de juridische verantwoordelijkheid als werkgever. Jij als werknemer werkt gewoon op de werkvloer van de opdrachtgever, maar bent officieel in dienst bij het payrollbedrijf.
Hoe werkt een payrollconstructie precies?
Bij een payrollconstructie zijn er drie partijen betrokken: de werknemer, de opdrachtgever en het payrollbedrijf. De opdrachtgever werft zelf zijn personeel, bepaalt het salaris en geeft dagelijks leiding aan de werknemer. Het payrollbedrijf neemt vervolgens het formele werkgeverschap over. Dat betekent dat het payrollbedrijf het contract tekent met de werknemer, het salaris uitbetaalt en alle bijbehorende administratie afhandelt.
De opdrachtgever betaalt een vergoeding aan het payrollbedrijf. Daarin zijn het salaris van de werknemer en de kosten voor de administratie en het werkgeverschap verwerkt. De werknemer merkt hier in de praktijk weinig van: het werk gaat gewoon door bij de opdrachtgever.
Wat is het verschil met een uitzendbureau?
Payrolling lijkt op werken via een uitzendbureau, maar er is een belangrijk verschil. Bij een uitzendbureau werft het bureau zelf de medewerkers en plaatst ze bij klanten. Bij payrolling is dat andersom: de opdrachtgever zoekt zelf de werknemer en draagt die daarna over aan het payrollbedrijf voor de administratieve afhandeling. Het payrollbedrijf heeft dus geen rol in de werving of selectie.
Daarnaast heeft een payrollmedewerker recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als medewerkers die rechtstreeks in dienst zijn bij de opdrachtgever. Dat is wettelijk vastgelegd. Bij uitzendwerk gelden soms andere, afwijkende cao-afspraken.
Wat zijn de voordelen voor de opdrachtgever?
Veel ondernemers kiezen voor een payrollconstructie omdat ze personeel willen inzetten zonder zelf alle administratieve en juridische rompslomp te willen regelen. De voordelen op een rij:
- Je hoeft geen salarisadministratie bij te houden. Het payrollbedrijf doet dat voor jou.
- Je hebt geen gedoe met belastingaangiften, premies of loonstroken.
- Het payrollbedrijf draagt de juridische risico’s als werkgever, zoals bij ziekte of ontslag.
- Je behoudt wel de dagelijkse aansturing van je medewerker.
- Je hoeft zelf geen uitgebreide HR-kennis te hebben.
Vooral kleine bedrijven en zzp’ers die groeien en hun eerste medewerkers aannemen, kiezen regelmatig voor deze constructie. Het geeft de ondernemer meer tijd om zich op zijn eigen werk te richten.
Wat merkt de werknemer ervan?
Als werknemer in een payrollconstructie werk je gewoon bij de opdrachtgever. Je krijgt je instructies van de opdrachtgever en werkt in zijn of haar omgeving. Het enige verschil is dat je loonstrook en je arbeidscontract van het payrollbedrijf komen.
Je hebt recht op dezelfde arbeidsvoorwaarden als collega’s die direct bij de opdrachtgever in dienst zijn. Denk aan salaris, vakantiegeld, pensioen en eventuele toeslagen. Dit is vastgelegd in de Wet arbeidsmarkt in balans, die in 2020 in werking trad. Die wet moest voorkomen dat payrolling werd misbruikt om medewerkers goedkoper in te zetten dan vaste medewerkers.
Wanneer is een payrollconstructie een goede keuze?
Een payrollconstructie past goed in een aantal situaties. Als ondernemer is het handig als je een of meer medewerkers wilt aannemen, maar geen eigen HR-afdeling hebt en de administratie liever uitbesteedt. Ook als je tijdelijk extra personeel nodig hebt of als je een nieuwe medewerker eerst wilt uitproberen voor je een vast contract aanbiedt, kan payrolling uitkomst bieden.
Voor werknemers biedt het zekerheid: je hebt een echt arbeidscontract met bijbehorende rechten en bescherming, terwijl je toch flexibel inzetbaar bent. Veel freelancers kiezen er ook voor om via een payrollconstructie te werken, omdat ze dan niet zelf een eenmanszaak hoeven te runnen maar toch voor verschillende opdrachtgevers kunnen werken.
Zo start je met een payrollconstructie
- Zoek een betrouwbaar payrollbedrijf dat bij jouw situatie past.
- Bespreek de arbeidsvoorwaarden van de werknemer: salaris, vakantiedagen en eventuele toeslagen.
- Het payrollbedrijf stelt een arbeidscontract op met de werknemer.
- De werknemer tekent het contract bij het payrollbedrijf, niet bij jou als opdrachtgever.
- Jij stuurt de werknemer dagelijks aan, het payrollbedrijf regelt de rest.
- Controleer of het payrollbedrijf is aangesloten bij een brancheorganisatie, zoals ABU of NBBU, voor extra zekerheid.
Payrolling in het kort
Een payrollconstructie is een slimme manier om personeel in te zetten zonder zelf alle werkgeversverplichtingen te hoeven uitvoeren. Je behoudt de controle over het werk en de aansturing, terwijl het payrollbedrijf de administratie, de belastingen en de juridische verantwoordelijkheid op zich neemt. Zowel voor kleine ondernemers als voor werknemers die zekerheid willen, kan deze constructie een praktische oplossing zijn.
Veelgestelde vragen
Is een payrollmedewerker goedkoper dan een vaste medewerker?
Een payrollmedewerker is niet per definitie goedkoper. Je betaalt aan het payrollbedrijf een totaalbedrag dat naast het salaris ook de administratiekosten en werkgeverslasten dekt. Omdat het payrollbedrijf dezelfde arbeidsvoorwaarden moet hanteren als bij directe indienstneming, zijn de loonkosten vergelijkbaar. Het voordeel zit in de tijdsbesparing en het gemak, niet in een lager salaris.
Heeft een payrollmedewerker recht op een vast contract?
Een payrollmedewerker heeft recht op opbouw naar een vast contract, net zoals een medewerker die direct in dienst is bij de opdrachtgever. De regels voor tijdelijke contracten en de overgang naar een vast dienstverband gelden ook bij payrolling. Na een bepaald aantal tijdelijke contracten of een bepaalde periode ontstaat automatisch een recht op een vast contract.
Wat gebeurt er als een payrollmedewerker ziek wordt?
Bij ziekte van een payrollmedewerker is het payrollbedrijf verantwoordelijk voor de loondoorbetaling en de re-integratie. Als werkgever op papier draagt het payrollbedrijf de juridische en financiële verplichtingen die bij ziekteverzuim komen kijken. De opdrachtgever hoeft zich daar zelf niet mee bezig te houden.
Kan een zzp’er via payrolling werken?
Een zzp’er kan ervoor kiezen om via een payrollconstructie te werken in plaats van als zelfstandige. Je sluit dan een arbeidscontract met het payrollbedrijf, waardoor je dezelfde rechten hebt als een gewone werknemer. Dit geeft meer zekerheid, zoals doorbetaling bij ziekte, maar je bent dan formeel geen zelfstandige meer.
